Harmonisering och standardisering av dokument. Utveckling av enande och standardisering av dokument

Vetenskapliga och tekniska framsteg och framväxten av olika former av ägande ledde till en utvidgning av handelsekonomiska och sociokulturella relationer. Kraftigt intensifierat processer i samhället påverkas spridningsvolymer av informationsflöden som krävs för korrekt drift av förvaltningsenheterna.

Vad är ett enande av dokument

Oavsett omfattning och fält: om offentlig verksamhet eller bransch, utbildning eller hälsovård - handen enande och standardisering av dokument gradvis tona i bakgrunden. Sedan början av förra seklet genom att bearbeta uppgifter kodifiera dem successivt gått från hand till mekaniserade metod och vidare - till automatiserad.

Således passerade rationalisering dokumentation. Begreppet "enande och standardisering av handlingar" föddes i detta skede. Men i alla skeden av arbetsflödet och förbättra data finns ett och samma problem. Ta att automatisera kaos omöjligt, eftersom denna process måste föregås av ett enande och standardisering av dokument i allmänhet. Med andra ord, bara genom att arrangera papper kan du börja sin behandling och användning.

Syften och mål enande

De viktigaste aspekterna i optimering av den officiella administrativa, ekonomiska och all annan verksamhet är enande och standardisering av dokument. förklara kortfattat hur detta koncept kan ge dokumentet till en generisk mall, enhetligt system. Denna process har en stor inverkan på den omedelbara beredningen av någon dokumentation. Principer för standardisering och enande av dokument är följande:

1. United skriva former.
2. Inställning enhetliga krav för registrering av uppgifter, vilket resulterar i samma typ av beslutsfattandet.
3. En betydande minskning av kostnaderna för olika karaktär på produkten och dekoration material.
4. Kompatibel uppsättning enhetlig databas, oavsett bransch och verksamhet.

Funktioner enad arbetsflöde

Det bör förstås att alla aktiviteter för att leda och styra en organisation, företag, land, trots allt, är ett system där varje element blir en eller annan funktion. Bland dem finns generella (eller typiskt) - de som är inneboende i verksamheten i någon institution: organisatoriska, administrativa, exekutiva funktioner för planering, redovisning, etc. Samtidigt verksamhet enskilda organisationer är inneboende i specialfunktioner. Till exempel, mål och mål, som bygger på genomförandet av utbildningsverksamhet är typiska endast för de ämnen i denna sfär.

Vad är systemet av dokument

Enande och standardisering dokumenthanteringssystem är ett material som bildas på basis av deras förhållande efter:

• skiss förekomst;
• destination;
• industrin;
• typ;
• krav på sammanställningen.

Vilka är de dokument i ett enhetligt system

System dokumentation kan vara obschefunktsionalnoy och industri. När det gäller den första typen, här frågor skulle uppstå. Av industrin system inkluderar dokument som återspeglar detaljerna i företaget eller organisationen. Till exempel kommer standardisering och harmonisering av tullhandlingar innehåller material som reglerar vid check statsgränsen och korsar exporteras förfarande, importerade varor.

Såvitt material är sammankopplade och hur är förhållandet mellan dokument de två systemen - funktionell och industri beror på många faktorer. Framför allt är deras värde förutbestämt av den typ av verksamhet i en organisation. Dessutom har enandet och standardisering av administrativa handlingar som inte alltid innebära skapandet av bestämmelser om organisatoriska, verkställande eller administrativa aktiviteter. Samtidigt organisatorisk och administrativ dokumentation plan, som innehåller grundläggande kontrollpunkter, ledning, samverkan och styra arbetet i statliga organ, företag, institutioner och tjänstemän som bygger på industri och funktionella strukturer.

De viktigaste stegen i enande och standardisering

Problem med standardisering och harmonisering av handelsdokument uppstår ofta på grund av förseningar i tilldelning av blocket av organisatoriska och administrativa dokumentation som för sådana system är juridisk hjälp. Genomföra tid harmonisering av kommersiellt företag dokumenthantering innebär:

1. Inom ramen för enhetliga former av dokumentär kommer att etablera lämplig nomenklatur.
2. General modellbygge dokumentationssystem är baserat på formen, tas som en modell.
3. Särskild uppmärksamhet ägnas åt de syntaktiska reglerna för bygghandlingar.

Före detta enande och standardisering av källdokument hölls med alla krav för material på alla stadier av skapelsen, fyllning, bearbetning och sparande. Vi anser och psykofysiologiska mänsklig förmåga och parametrar för maskinen och teknisk utrustning.

Dragen av skapandet av standarder

Det är värt att notera att resultatet av sammanslagningen processen var att få de mest använda mallar för gemensam juridisk form. Standarder som utvecklats för tjänster, produkter och sysselsättning har en förklaring på federal lagstiftningsnivå. Begreppet "enande och standardisering av handlingar" i det här fallet bestäms av statlig verksamhet på fixering av normer och specifikationer för upprepad användning på frivillig basis.

Uppgiften att skapa standarder ordning i produktionssfären och öka konkurrens kvaliteten på produkter, tjänster eller arbeten. Standardisering och harmonisering av handelsdokument syftar också till att uppnå information och teknisk kompatibilitet.

Problemen i samband med sammanslagningen av handelsdokumentation främmande

Vidare avser termen "standard" betyder inte bara normerande dokument innehåll. Lagen tydligt mekanism för frivillig icke-tvingande användning. Statliga normer ersattes ganska snabbt nationellt. Efter införandet av grundläggande förändringar återstår bara problemet med standardisering och harmonisering av handelsdokument.

Särskilt akut, och i dag är frågan om statliga normer som styr processen för förberedelse av dokumentation för de exporterade produkterna. Enligt enhetligt system, som antogs av den federala lagen "On tekniska föreskrifter" daterad 01.07.2003, vars bestämmelser finns i det, inte helt överensstämmer med kraven i standardiserad dokumentation dock fortsätta att användas en masse i dag.

Rollen för den statliga kommittén för standardisering i processen för enande och standardisering

Harmonisering och standardisering av dokument - väg ryska staten Standard. Alla allryska klassificerare av tekniska, ekonomiska, sociala förvärva laga kraft omedelbart efter statlig registrering. Kontroll över genomförandet av alla krav som ingår i de enskilda handlingar, bär Ryska statens Standard och andra organ som godkänts av staten inom den utsedda jurisdiktion.

De viktigaste riktningar enande och standardisering av dokument för att skapa enhetliga prover, mallar, blanketter. Detta kan vara den standard som krävs i förberedelserna av dokument för standarder för vissa typer av enhetligt dokumentationssystem varor och. Det senare är ett material som skapats av en enda uppsättning regler och krav. Unified dokumentationssystem innehåller i regel den information som behövs för att genomföra ledningsfunktioner i en viss intressesfär.

Huvudsakliga enhetligt och standardiserat system i Ryssland

Hittills, bland de enhetliga system sticker ut:

• struktur avseende dokumentation av organisatorisk och administrativ karaktär;
• system som styr dokumentet hos ett bankinstitut;
• harmonisering och standardisering av redovisningshandlingar och räkenskapsböcker och finansiella poster institutioner inom den offentliga sektorn;
• sfär statistiska dokument;
• dokumentationssystem som styr arbetsfrågor,
• standardiserade dokument för utrikeshandeln.

Följaktligen, vart och ett av ovanstående system levereras dess tillstånd standard, vilket utvecklar statliga myndigheter för att koordinera driften av ett visst område av aktivitet. Till exempel är finansministeriet i Ryssland ansvarar för att skapa former för redovisning och bankdokument. I sin tur Rosarchiv identifiera mönster av organisatoriska och administrativa dokumentation. Samma myndigheter säger detaljer av dokumenten. Deras enande och standardisering innebär skapandet av blanketter som skall användas i en viss bransch.

Detaljer och former av dokument i standardiseringsprocessen

Detaljer i dokumentet att det ett obligatoriskt element, utan vilken det är omöjligt att passera formaliseringen av förfaranden, registreringsmaterial. För ytterligare information hänvisas signatur, stämpel, stämpel, datum, text, etc. Naturligtvis för varje typ av officiellt dokument som används en separat uppsättning av detaljer. I detta fall är var och en av systemen enande realiseras genom att skapa en modell form av handlingar för ett av systemen. På sin grund utveckla de mest lämpliga uppgifter om alla handlingar som tillhör en specifik databas.

Form, som redan nämnts, är en mall form av dokumentet. En sådan modell för att skriva i den etablerade tillämpningsområdet tar hänsyn till dess storlek, marginaler och indrag, i synnerhet skapandet av den strukturella gallret och de viktigaste detaljerna.

Harmonisering och standardisering av dokument organisatoriska och administrativa områden bidrar till användarvänlighet former i verksamhet någon institution, myndighet, industri- och tillverkningsindustrin. Gäster som reglerade användningen av enande och standardisering av organisatorisk och administrativ dokumentation tillämpas på

• förordning,
• föreskrifter och anvisningar;
• lösningar;
• protokoll;
• akter;
• bokstäver.

Letters fast adress administrativa och organisatoriska åtgärder, inklusive ledning, samordning och underhåll av:

• offentliga myndigheter ämnen i Ryska federationen (i listan över ämnen omfattar autonoma regioner och republiker, den lagstiftning som, tillsammans med den ryska nationella språket installeras främst);
• företag och föreningar, oavsett ägarform och organisations-laglig verksamhet.

GOST etablerar inte bara sammansättningen av detaljer, men kraven på deras konstruktion och tillverkning, förvaring, användning och bevarande av former som förekommer med emblem i Ryska federationen och staten vapen ämnena. Tillämpning av GOST är en schematisk bild av detaljer.