Databasen i Excel: skapa funktioner, prover och tips

Excel är ett kraftfullt verktyg som kombinerar den mest användbara och relevanta för användarnas funktioner. Dessa inkluderar grafik, tabeller, diagram, redovisning, beredning av beräkningar, beräkning av olika funktioner, och så vidare. Vi lär oss från den här artikeln, hur man skapar en databas till Excel, varför det behövs, och vilka råd kan hjälpa oss att underlätta sitt arbete.

Vad är en databas?

Detta är en speciell struktur, som innehåller och lagra en informations material med olika syften. Enkelt uttryckt, en uppsättning av den organiserade och läggs ut på hyllorna i information. Hur många människor lär sig i klassrummet, deras egenskaper, födelsedatum och rapportkort - allt detta tillsammans är en databas. Det behövs överallt - i industriella och tekniska företag, utbildnings- och medicinska institutioner, brottsbekämpande organ och även i storkök. I själva verket är listan över disk, deras recept med kalorier, liksom en beskrivning även ett förråd av data.

Här förstår vi. Nu måste du ta reda på vad som är databasen till Excel, och hur man skapar den.

Skapa en datalager i Excel

Databas som skapats av oss, kommer att vara enkla och utan krusiduller. Dessa behållare samma data - ganska besvärliga och representerar en stor informationssystem med en inre "kärna", som består av ett flertal linjer av kod skriven specialist.

Vårt arbete kommer att bli en enda tabell, som kommer att ha all nödvändig information. Innan vi börjar ta itu med frågan om hur man gör databasen till Excel, måste du lära dig de tekniska termer som används när de interagerar med den.

Horisontella linjer i markup bladet "Excel" som kallas poster och vertikala kolumner - områden. Du kan börja arbeta. Öppna programmet och skapa en ny arbetsbok. Då, i den allra första raden du vill spela in fältnamn.

Cellformat Funktioner

Det är nyttigt att lära sig att korrekt utföra innehållet i cellen. Om din i Excel-databasen kommer att innehålla någon summa pengar, är det bättre att ange i lämpliga fält den numeriska format som efter decimalkommat kommer att gå till två siffror. Och om det finns någon gemensam tidpunkt, är det nödvändigt att skilja denna plats, och även för att etablera ett lämpligt format för det. Således kommer alla dina data behandlas korrekt och utan fel. Alla operationer med de tomma fälten i programmet sker via snabbmenyn "Formatera celler".

Det är också viktigt och motsvarande utformningen av projektet. Sheet, som är ett projekt för tecken för att undvika sammanblandning. För att systemet kan skilja mellan enkelt innehåll av rubriker och underskrifter, bör tilldelas dem i kursiv stil, understruken eller fet text, utan att glömma att sätta namn i separata, inte kombinerade fält. Det är nödvändigt att göra för att kunna använda verktyg som Auto och Autofilter.

Vad Auto i "Excel" och varför behövs det?

Skapa en databas till Excel - sysselsättningen är svår och mödosam. För att hjälpa användaren att underlätta arbetet, programmet har att erbjuda, är det automatiskt fylla celler förutbestämd information. Till exempel, kolumnbredd, radhöjd, teckenstorlek, typsnitt, färgfält, etc. - .. kan alla med ett enda klick göra för dig Auto, om du konfigurerar det ordentligt. Bekvämt, är det inte?

Fastställande av "cap" databas

Dessutom inte glömma att säkra den första raden. I Excel 2007 är det möjligt att göra på följande sätt: gå till fliken "Visa", välj sedan "Freeze Panes" och klicka på snabbmenyn på "Fix den översta raden." Detta krävs för att åtgärda "cap" av arbetet. Eftersom Excel-databasen kan vara ganska stora i volym, kommer när du bläddrar upp och ner förlora den viktigaste informationen - namnen på fälten, som är obekvämt för användaren.

När den översta raden är fast, vi markera de tre första raderna i framtiden databasen och add cell gränser.

Fortsatt arbete med projektet

För att fortsätta måste du komma med grundläggande information, som kommer att innehålla en databas i Excel. Exempel visas nedan.

Antag att vi vill skapa en databas med de insamlade medlen till förälder i skolan fonden. Beloppet är inte begränsad, och är olika för varje person. Låt klassen studerar 25 barn, menar och föräldrar kommer att bli en motsvarande belopp. För att inte stapla upp en databas med ett stort antal poster, är det nödvändigt att göra en rullgardinslistor som döljer onödig information, och när det behövs igen, de hjälpsamt ge det igen.

Hur man skapar en rullgardinslistor?

Kopiera fältnamn och sätter dem på ett tomt ark, som för enkelhetens skull är också nödvändigt att nämna. Låt det vara, till exempel, "Föräldrar". När data kopieras, under dem skriva på tomma celler all nödvändig information.

MS Excel databas ger möjlighet att välja data från listrutan, måste du skapa en särskild formel. För att göra detta måste du ställa all information om föräldrarna ett intervall av värden med namn. Fortsätt till arket, där alla uppgifter som registrerats under namnet "Föräldrar" och öppna ett särskilt fönster för att skapa ett namn. Till exempel i Excel 2007, kan du göra det genom att klicka på "Formula" och klicka på "Tilldela namn". I namn av rekord: FIO_roditelya_vybor. Men vad man ska skriva i intervallet värderingar? Här är allt mer komplicerad.

Det intervall av värden i Excel

Det finns flera typer av intervall av värden. Range som vi arbetar, vi kallas dynamisk. Detta innebär att alla celler är namngivna i databasen kan ändra sina gränser. Deras förändring sker beroende på antalet värden i ett visst intervall.

För att erhålla det dynamiska området, är det nödvändigt att använda OFFSET formel. Det, oberoende av att ha givits argumenten, returnerar en referens till den ursprungliga datan. I listrutan som händer i slutändan inte uppfyller null-värden. Med detta bara perfekt klarar dynamiskt omfång. Han definieras av två koordinater i cellen: längst upp till vänster och längst ner till höger, som på en diagonal. Därför måste vi vara uppmärksamma på den plats där tabellen börjar, eller snarare på koordinaterna för den översta vänstra cellen. Låt tabletten börjar vid punkten A5. Detta värde kommer att bli den övre vänstra cell. Nu när den första sökord hittas vidare till andra.

Det nedre högra cellen bestäms sådant fall bredden och höjden. Värdet av den senare låt det vara lika med 1, och den första formeln beräknar SCHOT3 (Föräldrar $ B $ 5 :! $ I $ 5).

Sålunda, i skrivfältet intervall = OFFSET (Parent $ A $ 5, 0, 0; ANTALV (Parent $ A :! $ A) -1;! 1). Tryck på OK-knappen. I samtliga följande intervall som börjar med En ändring i B, C och så vidare. D.

Att arbeta med en databas i Excel är nästan klar. Vi går tillbaka till det första arket och skapa rullgardinsmenyer på rutorna. För att göra detta, klicka på den tomma cellen (till exempel B3), som ligger under fältet "Namn på föräldrarna." Det kommer att skrivas in. I "Kontrollera ingångsvärden" på fliken som heter "Inställningar" write in "Source" = FIO_roditelya_vybor. I "Data Type" menyn "List".

På liknande sätt går vi vidare med de återstående fälten, att ändra namnet på källdata till motsvarande celler. Arbetet med listrutor är nästan klar. Välj sedan den tredje cellen och "stretch" det över bordet. Databasen i Excel är nästan klar!

utseende databas

Vacker design spelar också en viktig roll i skapandet av projektet. Excel-program kan erbjuda användaren valet av en mängd olika sätt att utforma databasen. Antalet färgscheman är mycket rik, du behöver bara välja lämplig färgning av själen. Dessutom är det inte nödvändigt att genomföra hela databasen i samma stil, kan du måla en kolumn i blått, den andra - i grönt, och så vidare ..

Hur överföra en databas från Excel till Access

Excel inte bara kan göra databasen. Microsoft har släppt ännu en produkt som är perfekt styrs med denna svåra. Name it - Access. Eftersom detta program är mer anpassade till skapandet av en databas än Excel, och sedan arbeta i det kommer att bli snabbare och bekvämare.

Men hur man gör det, för att få Access databas? Excel tillåter en användares önskan. Detta kan göras på flera sätt:

• Du kan välja all information som finns i ett Excel-kalkylblad, kopiera och flytta den till ett annat program. För att göra detta, välj de data du vill kopiera och klicka på höger musknapp. Tryck på "Copy" på snabbmenyn. Sedan byta till Access, välj fliken "Table", en grupp av "representation" och klicka på ett säkert sätt på knappen "Presentation". Välj alternativet "Mode Table" och sätt i informationen genom att klicka på höger musknapp och välj "Klistra in".

• Du kan importera en lista format .xls (.xlsx). Open Access, pre-stängning Excel. I menyn, välj "Import" och klicka på önskad version av programmet som du kommer att importera filen. Tryck sedan på "OK".

• Du kan associera Excel-filer med tabeller i Access. För detta ändamål "Eksele" nödvändigt att välja ett område med celler som innehåller den information som krävs och klicka på höger musknapp, välj ett namn för området. Spara och stäng Excel. Öppna "Access" flik som heter "Hämta externa data", välj "E-Excel-tabell" och ange sitt namn. Klicka sedan på objektet som tjänar till att skapa en tabell för anslutning till datakällan och ange sitt namn.

Det är allt. Arbeta redo!