EkonomiRedovisning

Elektroniska dokument mellan organisationer: hur fungerar det?

Elektronisk dokumenthantering (EDM) - ett snabbt sätt att dela information baserad på användningen av elektroniska dokument med virtuella signaturer. Han har sedan länge varit känt i de utvecklade länderna i världen som ett effektivt verktyg för den operativa verksamheten.

hjärta

Elektroniska dokument mellan organisationer - en uppsättning processer för att skapa, bearbetning, administration, överföring, förvärv, underhåll, användning och förstöring av handlingar. Alla dessa processer genomförs efter att kontrollera integriteten och bekräftelse av mottagandet av dokumenten.

Regler dokumentavsättning mellan juridiska personer utförs genom överenskommelse mellan parterna. Informationsutbytet utförs med hjälp av telekommunikationsutrustning och dokument som lagras på elektroniska medier. Hållbarhet i den räkenskapsinformation bör inte överstiga vad som är inställd på den lagstiftande nivån.

Organisationer kan kommunicera med varandra formella och informella dokument med underskrifter av deltagarna. I näringslivet kan detta inkludera: fakturor, avtal, fakturor, avtal, överenskommelser, order, meddelanden, fullmakter, etc. Information kan överföras i form av text, tabell och grafikfiler.

Syftet med införandet av EDI

En förutsättning för införandet av EDI kan vara:

  • minskning av rutinarbete;
  • reduktion av förlust av dokument;
  • "Transparent" arbete med dokument;
  • öka prestanda disciplin - utlämnande av handlingar inom en viss tid, etc ...

Bland de kvantitativa målen kan identifieras på följande sätt:

  • Minska tiden för att bearbeta dokumentet 10 gånger.
  • Minskning av kontorskostnader i hälften.

Elektroniska dokument mellan organisationer: hur det fungerar

I enlighet med nationell lagstiftning, är elektroniska dokument mellan organisationer genomförs med samtycke av båda sidor. För datautbyte, är det nödvändigt att alla deltagare var anslutna till utrustning operatören. Därefter måste användaren att skicka en begäran om att lägga till listan över motparter. Efter bekräftelse deltagarna i systemet kan kommunicera.

EDI-modul måste utföra följande funktioner:

  • Erbjuda motparter möjlighet att utbyta data.
  • Generera en adressbok.
  • Integration med bokföringsprogram som 1C.
  • Signera och kryptera dokument.
  • Struktur korrespondens.
  • Övervaka status av bokstäverna.

Elektroniskt dokument mellan organisationer genom med certifikat. Anslutning till en server och autentisering sker genom en personlig digitalt certifikat. Elektronisk signatur utfärdas till varje användare av systemet, lagras på elektroniska medier skyddade och Token PIN-kod. Användaren måste ange sitt lösenord till den personliga kontoret. Först efter att det kommer att få tillgång till deras handlingar.

Initiera en process för utbyte kan någon medlem av organisationen, som är ansluten till systemet. Innan du skickar ett dokument till en annan part, måste den undertecknas med elektronisk signatur. Denna operation utförs med hjälp av "Crypto" program. Dokumentet skickas via EDI. entreprenör anställd underrättas om ett nytt dokument. Om han accepterar det också sätter han EDS. Om du vill göra ändringar i dokumentet, skapar den sin nya elektroniska versionen. Efter avslutad redigering du vill spara några ändringar använder elektronisk signatur. Dokumentet skickas sedan till ändringarna motparten. Om det är nödvändigt att göra elektronisk matchning information.

Om du vill återigen göra ändringar, då hela proceduren upprepas igen. Om anspråk på den nya versionen inte är närvarande, är dokumentet respekteras. Den slutliga provet anses vara undertecknat av två elektronisk signatur. Ce dokumentversioner lagras på servern och är tillgängliga för visning. När provet ges status av strömmen, för att ändra dokumentet kommer inte att fungera. Frustrerade kontrakt ges statusen "Inställd". Så här gör elektroniska dokument mellan organisationer.

utrustning

Vad krävs för elektroniska dokument mellan organisationer? För det första måste du välja en tjänsteleverantör och installera särskild programvara för att utbyta information. För det andra, med varje motpart som organisationen avser att genomföra e-post, måste du underteckna "Avtal om utbyte av elektroniska dokument."

Det är också nödvändigt att fastställa EDI-server som att lagra alla dokument. Det kan vara så kundutrustning, och "molnet" lagring. Tillgång till uppgifter från utanför systemet genom tillämpning, som är installerat på utrustningen organisationen. Datorinteraktion med servern sker över HTTP med valfri SSL-kryptering 128. Tillgång till handlingar utförs endast genom gränssnittet av ansökan och efter att ha passerat autentisering.

EDC-projektet

processautomation projekt kan pågå från några månader till flera år. Term är direkt beroende av antalet processer som behöver automation, resurs och finansiell kapacitet i organisationen. KORT krets genomföra EDC på följande sätt:

  • Skapande av en arbetsgrupp.
  • Bildandet av mål, deadlines och budget.
  • Studiet av befintliga processer.
  • Utveckla ett jobb.
  • Vyrob EDI-system.
  • Tecknandet av avtalet om genomförandet av SED.
  • Antagandet av förordningen.
  • Påfyllning av systemkataloger.
  • personalutbildning.
  • Utföra preliminära tester.
  • Publikationen om genomförandet av SED ordning.
  • Vidareutveckling av mjukvara och arbetsregler.
  • Lanseringen av pilotprojektet.
  • Fullskalig övergång till EDI.

fel genomförande EDI

I processen för automatisering av dokumenten bör ägnas särskild uppmärksamhet åt de processer där lagen kräver närvaro av en pappersbärare. Dubbletter pappersdokument är elektroniskt omöjligt. Detta bromsar kraftigt ner processen av arbete och orsaka en negativ inställning till automation i hela processen. För genomförandet av en dubbel arbete ingen betalar.

I arbetet med att genomföra de nya reglerna bör utvecklas för att arbeta med dokument, utbilda personal, och först därefter delta i ett fullständigt genomförande. Detta kan uppnås endast om att förmedla till anställda fördelarna med att använda ny teknik.

En annan populär misstag - dålig studie SED krav. Om användarna har att arbeta i en okonfigurerad systemet, då processen EDI skiljer sig från det som antogs i organisationen.

Elektroniska dokument mellan organisationer: för-och nackdelar

fördelar:

  • Minskning att vidarebefordra originaldokumenten från postkostnader.
  • Spara utrymme för lagring av dokument. Det är alla lagrade i elektronisk form.
  • Lätt att använda. Sändning av dokumentet sker från en enda plats. En snabb sökning av ett dokument som bärs av status (skickas, tas emot och accepteras av r. D.).
  • Omedelbar leverans. All information får skickas till mottagaren på några sekunder.
  • Dokumentet kan inte försvinna fram till utgången av lagring i systemet.

nackdelar:

  • För att kunna använda produkten måste du köpa en licens som kostar pengar.
  • Kommunicera ofta bara mellan deltagarna i samma system.
  • Elektroniska dokument mellan organisationer i 1C eller använda någon annan programvara skiljer sig från det tidigare använda systemet. Med introduktionen av den nya algoritmen, alla medarbetare har frågor om genomförandet av verksamheten.
  • Teknisk utrustning. Före införandet av EDI organisation behöver för att köpa utrustning och förbereda personal för att hantera det nya systemet.
  • EDM utförs med hjälp av elektronisk signatur, vars giltighet är ett år. Det är nödvändigt att övervaka och uppdatera certifikat. Det är också nödvändigt att kontrollera de åtgärder av entreprenörer certifikat, för att undvika problem med skatten.

rättslig reglering

Vad normativa handlingar regleras elektroniska dokument mellan organisationer? Rysk lagstiftning innehåller den federala lagen №63 «om elektronisk signatur", reglerna för dokumenten i Federal Tax Service är registrerade i ordningen finansministeriets antal MMV-7-2 / 168. Organisationer EDI mellan order på grundval av finans № 50N. Villkor för primär bokföringsunderlag utbyte i elektroniskt format som föreskrivs i den federala Tax Service Ordernummer MMV-7-6 / 36 @. Samtliga operatörer i EDM process verksamhet bör styras av Order of the Federal Tax Service № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektroniska dokument mellan organisationer "VLSI" ger kunderna följande fördelar:

  • Kan skicka dokument till en organisation som är registrerad på Ryska federationen. Om motparten inte är part i "VLSI" system, den anställde helt enkelt kontakt med en representant för organisationen och kommer att skicka det till e-post inbjudan att delta i systemet. Omedelbart efter bekräftelse informationsutbytet mellan deltagarna kommer att genomföras utan mellanhänder.
  • Installera program på en dator är inte nödvändigt. Tillräckligt för att ha en aktuell version av webbläsaren och tillgång till Internet.
  • Att arbeta med data behöver inte ett speciellt program. Om rapporten ursprungligen framställts i programvara från tredje part, till exempel 1C, är det möjligt att konfigurera integration med "VLSI" system.
  • Den standardformulär av dokumentet är inte inställd. Du kan skicka text, kalkylark, bilder och så vidare. D.

SKB "Kontur"

En av de första mjukvaruutvecklare i Ryssland är också engagerad i leverans av utrustning, genom vilken de elektroniska dokument mellan organisationer. "Contour" DiaDoc utvecklat ett system genom vilket utbyte av elektroniska dokument. En egenskap hos systemet är att man kan få tillgång till uppgifterna i utlandet. För detta ändamål har bolaget utvecklat i roamingavgifter. Om så önskas, data mono åtkomst via API.

Vad behöver du?

För att ansluta EDI, företag behöver köpa:

  • licensierad programvara;
  • server;
  • uppgradera utrustningen;
  • tågpersonalen;
  • anpassa och integrera ECM för användning med interna applikationer.

Sådana investeringar måste genomföra för att ansluta den elektroniska dokument mellan organisationen? Införandet av kostnaderna för samråd med teknisk support och programuppdateringar SED - den andra etappen av investeringar. Dessa kostnader kommer att få betala månadsvis.

slutsats

För att ersätta pappersbaserade e-post anländer. Det minskar inte bara kostnaden för organisationen att genomföra processerna, men ökar också effektiviteten i verksamheten som helhet. EDI framgångsrikt fungerar, måste du tydligt formulera mål och genomförandet av systemet för att justera utrustningen på rätt sätt.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 sv.birmiss.com. Theme powered by WordPress.