Hur skall föra ett register över handlingar i företaget?

Vad är registrering av handlingar och vad det var för organisationen? Låt oss svara på denna fråga i ordning: först - "vad", och sedan - "varför".

Sålunda är nämnda process fixeringen vid mottagande eller skapande av ett dokument. Under hans händer fästa särskild index direkt på skapas eller tas emot av organisationen av papperet. Men detta är bara halva processen. Den andra delen - att relevant information om de "nykomlingarna" i särskilda registreringsformuläret. Indexet består vanligen av flera delar. För det första är det serienumret. Det kan kompletteras index artister, nomenklaturen fall kvalet mottagare, och så vidare. Komponenter kan placeras i olika sekvenser. Först, till exempel, kan vara ett tal, och - kodnummer och klassificeraren används kan indikeras i slutet. Men det omvända kan också sekvens. Förresten, tilldelningen av speciella rum, även innehålla en kombination av bokstäver, känne och registrering av ingående dokument.

Jag måste säga att företaget eller företag bör vara en global registreringshandlingar. Det vill säga, bör fastställas utan undantag, affärshandlingar, både inkommande och utgående.

Vidare bör det noteras att registreringshandlingar i organisationen måste uppfylla följande krav:

• Single - Alla inmatade eller skapade poster inspelade endast en gång. Om vi talar om de interna order från den avdelning där de reser med den tilldelade avdelningen i början av numret (index). Denna regel är lika sant för tjänsten korrespondens och akter boss order.
• Aktualitet - här har vi i åtanke att registreringen av de värdepapper som tas emot från utsidan, utförs i dag för antagning. Om vi talar om de interna order, instruktioner eller order, kan de fästas på undertecknandet av ansvariga anställda (max - nästa dag).
• Separation - har en personlig fixering (inkommande, utgående, order för varje sort av affärs värdepapper PM, protokoll, order och så vidare).
• Enhetlighet - registrering alltid genomförs enligt samma regler. I denna form av registrering är irrelevant.
• fullständighet väsen - vid inmatning av data i registreringsformuläret som du vill visa så mycket information i den. Särskilt när det gäller innehållet i ett dokument.

Dessutom fastställandet av all värdepappers i bolaget måste genomföras inom ett år (kalendern).

Och nu är det dags att svara på frågan: "Varför?" Används i registreringshandlingar organisation kan lösa en mängd olika uppgifter. Betrakta det mest slående exemplet. Om det vid utgången av kalenderåret att ta och analysera serienummer, kan du spåra tillväxten av informationsflödet. Denna information kan leda till legitima krav sekreteraren att öka sin lön (som ett alternativ - att öka antalet medlemmar i sekretariatet).