Memo, ordningen på sin skrivande och inspelning

Funktion och syfte

Memo är en form av intern kommunikation och, beroende på innehållet kan vara information eller rapportering proaktiv karaktär. Det fastställer positionen för en självständig affärsdivision eller chefen för en fråga. Memo kan innehålla förslag eller önskemål och riktade styrande parti, inklusive överlägsen.

Undertecknande och registrering

Memos undertecknats av närmaste chef enhet. I det nedre vänstra hörnet bör stödja utövande. Det har också skrivit sitt namn och telefonnummer.

De strukturella enheter av memos registreras i en elektronisk program dokumenthantering. De fick ett nummer, sänds till enheten i pappersform och i elektronisk form. Numreringen är från indexenheter och registreringsnumret.

Tidpunkten för PM är tidpunkten för dess registrering. Den ursprungliga upplösningen av en tjänsteman skickas till huvudet. En kopia av PM har återvänt till testamentsexekutor.

Variety PM

En rapport memo - det typ av memo, riktar sig till direkt handledare. En memo beredd när det är nödvändigt för att återspegla ett yttrande av chefen för enheten eller i en viss fråga och göra konkreta förslag.

Beroende på syftet och innehållet i de promemorior kan vara proaktiva (i form av kommentarer och förslag) eller rapportering (om resultaten av kontrollerna på en affärsresa).

Datumet eller tid som informationen avser, fast i ett memo, är det nödvändigt att avsätta en separat rad, inkluderar en titel eller i början av texten. En promemoria signerad av författaren och kompilator.

Innehåll PM

Textdelen av PM, och memorandum rekommenderade mängden av 2 delar. Den första delen av den - ska bestå av de omständigheter som gav upphov till dess skrivande, och den andra - av de förslag och relevanta slutsatser om presentation av frågan.

Varje utvecklat ett dokument kan innehålla en enda fråga. Undantagen finns rapporter, order, planer, rapporter och syntesdokument.

Memo bör innehålla ljud informationen objektivt korthet intelligent och utan uppenbara extra repetitioner. Textdel formad i form av en kontinuerlig text, tabeller, former, eller en kombination av dessa former.

Komplexa löpande text av ett dokument skall bestå av en logiskt och grammatiskt konsekvent information om åtgärderna i ledning, som återspeglas i de relevanta bestämmelserna, de regler och styrdokument.

Memo bör ha obligatoriska uppgifter och oföränderlig ordning placering: författaren, namnet på företaget och dess kod, postnummer, datum, titel, brödtext, visum, konstnär signatur, ett märke på genomförande och ledning av dokumentet i fråga.

Titel på memo måste anges kortfattat. Om dokumentet i fråga på flera frågor, kan huvudet generaliseras.

adresse regler

Memos adresser till organisationer, enheter eller specifika chefer inom företaget. I ett dokument som riktar sig till många organisationer enhetlig, i allmänhet ange adressaten. Memo bör inte ha mer än 4 mottagare.

slutsats

All utgående information i volymen av PM ska göras tillgänglig på begäran och skickas endast officiellt. Den information som ges måste undertecknas och godkännas av huvudet, verksamhetsområde att det påverkar.

Alla memos är föremål för obligatoriska dating. datum dokumentet eller någon officiell prägel på det är en oumbärlig förutsättning för alla dokument.