Befattning, dokument: uppgifter

Workflow - en viktig del av verksamheten och en nödvändig del av någon styrande institutioner, organisationer, företag. Affärshandlingar bör vara ordentligt utarbetas och lagras systematiskt och optimalt navigera. Med utvecklingen av ekonomin ökade informationsflöden och antalet dokument inom alla områden av mänsklig aktivitet. Därför idag efterfrågan på relativt nytt yrke -, dokument.

Vem är, dokument

, Dokument - är en specialist som sysslar med registrering och bokföring dokumentation. Nära yrke är sekreterare, arkivarie kontorist.

Administrativa dokument riktlinjer bör dokumenteras i enlighet med bestämmelserna och kommuniceras till arbetarna, just dem för vilka order var avsedda. Dokument har blivit föråldrad, ut ur svängen. I det här fallet måste de redas ut i enlighet med lagarna i prästerliga och placeras i arkivet. Allt det gör, dokument.

Arbetsuppgifter specialist arbetar med dokument kan tyckas tråkigt. Men det är bara vid första anblicken. Genom händerna på dokumenthantering, speciellt om det är för ett företag är ansvarig för dokumentet passera all informationsflöden, enligt de handlingar som han kan övervaka arbetet i alla avdelningar och förstå mekanismerna för aktivitet och utveckling av företaget.

I stora organisationer, plikter som arbetar med dokument, som regel, delas: registrering, registrering, in i en elektronisk databas, kontroll utförande, lagring ockuperat av olika människor och även hela enheter.

Vad borde veta, dokument

För att kunna förbereda dokument där informationen presenteras kortfattat, klart och förståeligt, bör en specialist veta syftet och beredningsform av alla typer av dokument. För att veta hur det ser ut ett juridiskt bindande dokument, måste känna till grunderna för lagen.

För i dag de flesta dokument som lagras i elektronisk form, och behöver en dator utbyte av information om dokumenthantering specialist bör förstå programmet. Det ska generera den elektroniska databasen och kunna förklara för den personal som tjänstgör det automatiserade system för att skapa, lagra och överföra dokument.

För lagring av dokument i arkivet specialist behöver veta vissa regler och tekniska specifikationer. Tilldelning av dokument och deras integritet, villkor, lagringsförhållanden - i dessa funktioner behöver sortera dokumenten i arkivet, och sedan en annan för att skapa en effektiv sökmotor.

Ansvar dokumenthantering

Uppgifter i dokumenthantering i anläggningen omfattar

- förberedelse, registrering, lagring och kontroll av dokument;

- systematisering och dokumenthantering programvara transportdokument;

- Anordnandet av en optimal informationsflöde inom organisationen;

- Organisationen för lagring och utveckling av klassificerare dokumentation;

- sortering, bedöma och överföring till arkivhandlingar har gått ut;

- beställning av inkommande dokument;

- Utveckling av standardformulär och dokument ark;

- skapande av databaser av dokument med siffrorna etablering registreringsnummer och index, och elektronisk lagring av adresser;

- beredning av nödvändiga material för möten, förhandlingar och möten.

Presentatör, dokument arbetsuppgifter utför, i själva verket är densamma, men med en större del av ansvaret, plus ger uppgifter underordnade anställda.

Uppgifter i dokumenthantering i en läroanstalt

, Dokument i en utbildningsinstitution behöver veta i tillägg till andra rättsakter i RF lagen "om utbildning". Eftersom förskolor och skolor har begränsad personal kombinerar dokument arbetsuppgifter och sekreterare och kontorist, och kadrer, styrs av de metodologiska rekommendationer för att arbeta med dokument i utbildningsinstitutioner (ett brev från undervisningsministeriet i Ryska federationen av 2000/02/12 №03-51 / 64).

Arbetsuppgifter i dokumenthantering på dagis, framför allt omfatta utarbetandet av anställningsavtal med anställda och registrering av personliga filer, hålla räkenskapsböcker barn. Den fungerar även med den militära redovisningsbordet och genomför relevant dokumentation, om institutet har en personal på militärtjänsten.

, Dokument arbetsuppgifter i skolan kompletterar beredningen av projekt av administrativa dokument om förflyttning av trupper och registrering av personliga angelägenheter, genomförandet av alfabetet böcker eleverna och med hänsyn till de timmar pedagogiska arbete skolpersonal, bearbetning och design för att sätta personliga angelägenheter studenter i arkivet.

Högskolorna är inte bara pedagogiska aktiviteter, men också vetenskapligt.

Arbetsuppgifter dokumenthantering specialist på gymnasiet gör åtminstone i allmänna ordalag, att förstå profilen av en viss fakultet, eftersom han var tvungen att förbereda dokument för möten och konferenser och underhålla sina register och telefonsamtal på uppdrag av dekanus.

Personliga egenskaper specialist på dokumenthantering

Care - detta är den viktigaste egenskapen hos en specialist i att arbeta med dokument. Noggrannhet, grundlighet och ansvar komplettera listan över personliga egenskaper som krävs för att arbeta med affärshandlingar. Datafel, lagbrott, kan förlusten av dokumenten bli kostsamt för företaget i slutet av avtalet eller personal revision.

Mängder information, som arbetar, dokument, kräver ett gott minne.

Att arbeta i något fält han behöver en hel del tänkande och läsförmåga när man arbetar med papper, och när det gäller personalförvaltning - och organisationsförmåga och kreativitet och kommunikationsförmåga.

Formulering av rätt mål och arbeta med företagets struktur, de så kallade entreprenörs färdigheter som behövs för att organisera, dokumentflödet och den optimala klassificerare.

Ofta i små företag har dokument en. Självorganisering, självdisciplin och självkontroll hjälper till att organisera effektivt arbete.

Krav på documentologists

En solid rättslig ram för dokumenthantering kräver utbildning. Därför när de ansöker om ett jobb kräver en högskola examen eller specialiserad sekundär läroanstalt i fältet "Dokument", "Dokumentär underhåll av företaget." Det finns också relaterade specialitet "Documentary underhåll lag" eller "företag informationssäkerhet".

Lagstiftning och regelverk, administrativa, reglerande och vägledande dokument av högre organ om dokumentet - är de allmänna kraven för dokument som behöver veta, dokument. Uppgifter kräver kunskap eller åtminstone grunderna i analysmetoder, forskning, design, implementering och utveckling av dokumentationssystem, konstruktion och drift av automatiska styrsystem; organisation av arkiv och Ba programmering.

Fördelar och nackdelar med dokumenthantering yrke

Yrke mångsidig dokumenthantering. Diplom och yrkeskunskaper gör att studenter att arbeta i en organisation, eftersom dokumentet är överallt. Detta är den största fördelen med yrket.

Den andra fördelen kan ses som en möjlighet att arbeta administratör en arkivarie, en kontorist, en sekreterare, kontorschef, assisterande manager, och inte bara, dokument.

Den tredje fördelen är att trots den uppenbara rutinarbete, dokument som ligger i centrum av informationsflödet i organisationen och har nästan alla sina hemligheter. Ibland är det, med undantag för den högsta ledningen, endast ägaren av dessa hemligheter.

Erfarenhet och företagande strimma tillstånd dokument, om så önskas, för att organisera sin egen verksamhet för att tillhandahålla informationstjänster.

Fördelarna med yrket kan hänföras också att arbeta på kontoret under goda förhållanden, oberoende av profilen för företaget och strikt schema.

Nackdelar yrke i dokumenthantering - det är samma typ och, viktigast av allt, ett stort ansvar.

Var kan springa, dokument

Eftersom dokumental som fått utbildning på profilen, kan arbeta med alla typer av dokument (redovisning, personal, vetenskap och teknik), kan de kallas i olika organisationer:

- myndigheter, både lokala och nationella;
- i institutionella styrande organ;
- i Archives och dokumentationstjänster av teknik och design, vetenskapliga forskningsinstitutioner, hälso- och sjukvård, arkiv, bibliotek och museum, brottsbekämpande organ;
- i administrativa tjänster och avdelningar av kommersiella strukturer: dokumenthantering, kontors, förvaltning personal;
- i branschen för utveckling av informationssystem, dokumentation rådgivning, granskning av informationssäkerheten.

Karriär tillväxt beror på dokumenthantering jobbet. De stora strukturer han kan stiga till affärschef, i små - assistenten. Toppen av en karriär inom dokumenthantering kan betraktas som utarbetandet av dokument för regeringen och president Ryska federationen.