Vad bör kontrollen av genomförandet av dokument

Kompetent styrning av exekvering av dokument (som, faktiskt, och alla andra uttryck för övervakning) är inte bara en av de viktigaste delarna av förvaltningen, men också den grundläggande funktionen för hantering av organisationer. Dess huvuduppgift är att alla order utfördes effektivt och i rätt tid. Under de beskrivna aktiviteter, två typer av operationer: kontroll av utförandet av dokument på fördelarna och Srokowo tillsyn. Den första kommer från ledarna på alla nivåer. Den andra - den exklusiva privilegium förskoletjänster. Översatt till mänskligt språk förkortningen står för dokumentär underhåll av förvaltningen.

Aktiviteter DOW involverar flera steg:

• inställning ordning (ordning och så vidare) på kontroll, formuleringen av ett speciellt märke på denna i en lämplig form (registrering);
• systematisering av former beroende på mätperioden;
• anmälan om förekomsten av verkställande av dagen "X" i sändningsordningen (undervisning, och så vidare) under tre dagar före den dag då det löper ut tilldelade tiden för att slutföra uppgiften, och den sista dagen;
• Controller anmälan (huvud) av förekomsten av tidskontroll artist (en dag före utgången av den dag då den tilldelade uppgiften som ska utföras).

Dessutom kan POC bära tidsfristerna utförande av order. Denna tjänst kan också tas bort dokument kontroll utförande. Men detta kräver ett skriftligt (i vissa fall kan vara oral) upplösning av den första chef för organisationen.

Idag är många företag infört ett automatiserat system för kontroll av att uppfylla order. Det är inte bara rationellt, men också mycket kräsen när det gäller kraven på "hårdvara", det vill säga till persondatorer, som installerat lämplig mjukvara. Förresten, är dessa system även kallad elektroniskt dokument. De tillåter dig att automatiskt utföra alla de funktioner som beskrivs ovan (aktiviteter Dow).

Hittills marknaden mjukvarusystem som har kontroll över verkställandet av dokument, finns det produkter och inhemska och utländska utvecklare. Den första är att föredra, av den enkla anledningen att det är mer korrekt tar hänsyn till den särskilda behandling med dokumentationen, vilket är typiskt för ryska företag och organisationer.

Men det är inte alla företag är möjligt att installera ett system som automatiskt styr exekveringen av dokument. Kanske är det inte tillräckligt med pengar (eller så illa upptäckt behovet av automationssystem). Eller volymen av värdepapper (inkommande och utgående) är obetydlig. I det här fallet kan vi rekommendera sådana organisationer automatisera åtminstone vissa operationer. Minimikrav - förekomst av ett lokalt datornätverk. Om vi talar om specifika produkter, anmärkningsvärt komplex ASKID, Eufrat-dokument och BOSS-Referent. Förresten, de två sista - är komplexa program för att helt automatisera arbetsflödet i företaget.