Arkivering dokument. Hur att lämna dokumenten?

Innan han kom till den dokumentation som krävs mest grundliga bekantskap med det stora antalet nödvändiga instruktioner om frågor om dokumenthantering och arkivering. Dessa normer - är komplexa och innehåller ett stort antal olika små detaljer och nyanser. Hur man fålla dokument hörnet? Som innehåller en lista bifogas? Kan jag syr bokföringsunderlag termoperepletnoy maskin? Nybörjare kontorsarbetare har något att slå huvudet.

Barnlek?

Vid första anblicken, förfarandet för registrering av ärendet och tar den i arkivet ganska enkelt, men praxis visar motsatsen. I händelse av brott mot någon av reglerna för institutionen kontoret kommer att vägra att acceptera handels papper, och du måste starta jobbet igen. Om en sådan situation har uppstått i ditt liv, läs vår artikel - vi kommer att försöka reda ut den här frågan.

Varför sys dokument? Finns det några regler enligt vilka detta förfarande regleras? Ja, och de är många. Vi talar i första hand om de metodologiska rekommendationer om ärendehanteringen, som godkändes i december 2009, ordningen på den statliga arkiv. I den andra sväng - på GOST 51141, tillägnad arkivera affärs- och kontorsadministration och innehåller alla nödvändiga definitioner och villkor. Dessutom finns det andra rättsliga normer, enligt vilken den tvärbundna dokumentation.

Låt oss börja med locket

Om teatern börjar med en galge, då vårt förfarande - inte bara med locket. Och valet av en kartong "crust" - en av de första uppgifterna i processen för "förpackning" av dokumentet. Vid första anblicken kan du inte hitta en skillnad mellan de många befintliga sorter. Men titta närmare, förstår du att omslaget är standard, icke-standard, och används för långtidsförvaring.

Oftast kan du träffa en standard lock format 229h324 mm. Den tillämpas i samtliga fall där urvalsstorleken häftade ark. Om av någon anledning dokumentet har en ganska specifika och utseende parametrar kräver en icke-standard variation lock. Gå till det senaste sinnet berättar att de dokument där lagras från 25 år eller mer.

Enligt lag är sådana täcker endast gjord av solid kartong på grund av betydande arbetslivet. Åtgärder bör vidtas för att bevara den rätta dokumenttypen och dess lämplighet för användning efter en allvarlig tid. Handlingar avsedda för leverans i statsarkivet, lagrad i ett lock tillverkat av ett material såsom syrafri kartong.

Låt oss tala om hur många ark

Innan du lämnar in rätt dokument trådar, som alla krävs för att läggas till i rätt ordning. Sedan numrering förfarande som utförs av en konventionell enkel penna. Huvudregeln är - den är numrerade listor i stället för dokumentsidor. Arabisk siffra fästas på varje ark i det övre högra hörnet. Dessutom är våra märken behöver inte "krypa" på texten. Med det totala antalet ark inte gäller lagerdokument.

Vad nyanser finns i numreringen? Om antalet lösblads dokument innehåller ett brev eller något sådant, först räknas av ett kuvert, sväng - varje inbäddade i sina blad. Om antalet inkommande enheter - över 250, gjorde att dela upp den i flera volymer. Och var och en av dem har sin egen numrering.

Inside arkivaffärsdokument kan förekomma, vilket har sina egna separata sidnummer, till exempel publicering av tidskrifter. Men behandlingen av fallet i arkivet, uppräknade de av bland andra, utan att störa den allmänna ordningen.

Om en kapslad lista är en stor format, beslutat att expandera och siffran i det övre högra hörnet. Den ska lämnas fri tillgång till texten. Om någon av de ark inklistrade fragment av omöjligheten deras separation är allt här förpackningen numrerade som en. I det här fallet är det noga med att sammanställa en inventering av var och en av de limmade bitar, som finns på baksidan eller på ledigt utrymme. En indikation på den inklistrade dokumentet säkerhet skall vara skriftligt eller i noterna till den totala inventering av indikera namnet. Oftast dessa investeringar är frilans kontroller, uttalanden eller bilder.

Buggfixar och lista över dokument

I det fall då under loppet av drift tillåts vissa inte alltför allvarligt fel (t ex, hoppade över paret av ark) istället för hela arrayen igen omnumrering kan använda bokstavsbeteckning. I detta fall är siffrorna på de andra bladen inte ändrats. Eliminering av sådana fel är möjlig endast efter överenskommelse med arkivet personal. Om detekterade brutto fel, kommer dokumentet numreras igen. De gamla numren medan stryka så försiktigt som möjligt och lägga ner nya. I det här fallet, den uppdaterade numrering igen påstås säkerhet inskription.

Utan inventeringen du har ingen arkivering kommer inte att accepteras. Informationen i det, för namnet på dokumentet, datum för teckning, annotation och direkt en tabell som visar serienummer ark, antalet sedlar och (vid behov). Avslutade all information om antalet dokument i form av siffror, dupliceras ord, då alla kontra av Clerk med detaljer namn

Hur att lämna in dokument tråden

Eftersom bryggförfarandet bör se till att alla nödvändiga material och verktyg till hands. Förutom sin egen verksamhet behöver en syl, nål, kartong för arkivering dokument och specialtrådar. Som sista strumpan bank Twine, svår eller proshivnymi gäng L-210. Sista slag som används för behoven hos kontoret oftare.

I början av dokumentet avlägsnas från eventuella gem eller andra metallföremål, då fall arken är släta snyggt stack. På vänster sida i rymdområdet är tre hål nål eller syl. Placera dem i mitten av de bästa ledigt utrymme avsett för vänster indrag, dvs ett avstånd på ungefär en och en halv centimeter. Denna observation är viktigt - annars efter inlämnandet av handlingar som de kommer att bli svårt att läsa.

Tips för bekvämlighet

Om hål har jämna kanter för dig avgörande, ta ett hålslag. Men kom ihåg att för mycket papper det "för tufft". Säkerställa att alla tre hålen var belägna på en höjd likformigt och åtskilda med ett avstånd av omkring 3 cm. Medel av dem bör falla på mitten av sidan.

För att förhindra skador på försättsbladet och kollapsen av verksamheten ofta rekommenderas att placera den främre och bakre blinkande stärka pappremsor. Genom det hoppas över tråd. Normal dess storlek - 70 cm, men i varje fall det beror på tjockleken på stacken ..

Såsom genomborrade hål 3

Här är innehållet i denna algoritm arkivering dokument. Först är nålen passerar genom mitten av öppningarna, med baksidan av trådänden återstår. Följt Vdet på toppen av sina hål. Som ett resultat av båda ändarna av stapeln visas på omsättning sydda ark. Nålen dras genom bottnen av hålen och rita strängen på framsidan. Då igen utelämna nålen i mitthålet. Så vår tråd drogs genom alla nödvändiga hål, varefter båda ändar är fastsatta på baksidan av dokumentet en stark knut. Behöll ändarna en längd av ca 5 cm.

Direkt på monterings limmas en bit papper med orden förklaring. Nedan vi tittar på tekniken för sin produktion.

Dokumentet kan sys och med 4 hål. Hur man gör det? Tillvägagångssättet är inte komplicerat. Fyra hål stansas vertikalt symmetriskt med arrangemanget på en gemensam axel. Lämnar svansen gänga på den bakre sidan av den första öppningen, ledande stygn firmware därefter knyta en knut, såsom beskrivits ovan. Firmware bör dupliceras två gånger för att säkerställa hållbarhet och tillförlitlighet.

förklaring inskrift

Nästa steg efter numrering och firmware - leverans av vår verksamhet säkerhet inskription. Vad är det? Denna klistermärke storlek 4x6 cm med texten "uppträdda tillsammans och numrerade ark ..." (deras antal anges med ett nummer och ord). Ytterligare stater positionen för den anställde, vänligen dokumentera datum och personlig signatur. Om du vill att täta certifiering måste det också noteras. Inskriften är limmad ovanpå noden bundet oss tips av trådarna som i detta fall måste förbli fri. Signatur pose vid slutet av förfarandet, när limmet har torkat. Detta görs för att förhindra det från att sprida sig. Utskrift (om någon) anbringa den del till arket parti på själva etiketten.

Och först efter en affär sys, numrerade, förseglade avklarade kan det skickas till arkivet.

Dricka försäkran inskrift måste vara allvarliga och tillmötesgående. Det var hon - dokumenterade bevis av immunitet fallet. I händelse av brott mot dess integritet eller dokumentera bias inte kan accepteras kontrollorgan, eller kanske hans utmaning i domstol.

Vad och varför syr

Det är obligatoriskt alla häftade dokument, på grund av för arkivering i arkivet eller i någon av de kontrollorgan som skattemyndigheten pensionsfonder och många sådana. Du kan inte ta tillbaka de dokument som limmade eller häftade med hjälp av en häftapparat. Som redan nämnts i fråga om förfaranden bristande överensstämmelse det du helt enkelt inte kommer att acceptera.

Sådana förfaranden är föremål främst handlingar som tillhör personal och redovisning. De som har avslutat behandlingen av senare år skall deponeras i arkivet hos organisationen eller företaget. De särskilda arkivinstitutioner överlämna ärendet med den tidigare rättsliga lagringsperioden. Det bestäms i lag, beroende på vilken typ av dokument. Till exempel är minst 75 år krävs för att hålla notarie register, böcker och dokument av den ekonomiska hänsyn till personalinformation.

Hållbarheten av konstruktionsritningar är mycket mindre - endast 20 år gammal. Fotodokumentation göras för att ta hand om 5 år. Arkivinstitutioner skall deponeras i fallet med både offentliga och privata företag. Uppgiften för alla icke-statliga aktörer - att sluta med den federala arkivtjänst av detta avtal.

Man bör komma ihåg att firmware dokumentet rätt har endast en anställd, som har denna skyldighet preciseras i arbetsbeskrivningen. I fallet med låg kvalitet sammansatt dokument erbjuder några sanktioner, särskilt när det gäller förändringar eller brist på vissa viktiga sidor.

Låt oss återvända till den teknik Binder

De ovan beskrivna tvärbindningsmetoder är lämpliga för både säkerhetskopiering och skatte inspektion. Men registrering av redovisningshandlingar, lagras under lång tid (över 10 år) bör vara särskilt stark - ofta på 5 hål. Säkerhet inskrift görs på en särskild mjukpapper, för att tydligt synlig dekal som sitter under aggregatet och det råder ingen tvekan om integritet av dokumentet.

Om villkoren i kontoret hål punch konventionella pappers Perforatorer, sedan, om nödvändigt, för att emittera stora volymer av pappersdokument (t.ex., vid tryckning) använda professionell utrustning i form av Drilling maskiner eller en bindningsmaskin. Sådana mekanismer har allvarlig effekt och kan vara antingen handdriven och utrustad med en elektrisk enhet.

maskinmekanism

Grunden för dessa system eller maskiner - den klassiska metoden att använda fjädrar. Sådan bokbindning maskinen är utrustad med en anordning för perforering. En annan mekanism av dokumentet på spett fjäder av plast, varefter toppen och botten av enheten tillsatt kartong eller plast.

Fördelen av bindande maskin är möjligheten att binda mycket stora dokument. Tjockleken av blocket kan vara upp till 500 sidor. Och även - förmågan att ta bort eller komplettera sidor och lakan redan bundna dokument. Nackdelarna är ganska allvarligt, och komplexiteten inte är för hög hållfasthet.

Om bokbindningsmaskin för arkivering dokument försedda med metallfjädrar, som är inställd på ett visst steg och stansade hålen, respektive, till det, är pappersblocken bärs på flexibelt fjäderstål, som sedan komprimeras och låses. Fördelarna med anordningen med metallfjädrar - mer presentabel slutliga form och förbättrad tillförlitlighet jämfört med bindningen av plastfjädrar. Men samtidigt att sätta in eller ta bort ark utan omöjligt skada.

Utöver fjädern, det finns apparater som arbetar på principen av bindning till plast kam, vilken tänderna curl. Det finns också bindande för spiral, bekant för oss på kalender, anteckningsböcker och dagböcker. Efter stansning av hål i dem lindade spiral (3-4 varv manuellt, den andra automatiskt).

Framsteg står inte stilla

Vad är termisk bindande? Det är en modern maskin för arkivering dokument, som kan snabbt och deras icke-löstagbar anslutning. Med termoperepletnyh Maskinen kan fylla ett stort antal material, samt upprätta individuella exemplar. Denna variant är särskilt lämplig postas rapporter, kontrakt och reklammaterial.

Arbetsmaskin av denna typ genom användning av bindnings termokoreshkov och termooblozhek med olika färger och storlekar. Beroende på det antal ark valda termooblozhka fall en viss tjocklek, sedan alla tillsammans placeras i maskinen. Den inre sidan av locket änden fluffskikt av polymert bindemedel. Maskinen är försedd med ett värmeelement av vilka polymeren smältes och alla arken är förseglade i varmt skikt.