Memo - utgör i enlighet med kraven

Workflow av alla företag är en samling av papper av olika karaktär, systematiseras på ett visst sätt. Ett av dokumenten är ett memo.

Allmänna egenskaper och syftet med ett dokument

Till att börja med bör det noteras att promemorian - ett arbetsdokument, som är informativ och samtidigt en rekommendation. Den är utformad för att ge företag chef eller arbetsledare. Detta dokument kan göras av varje anställd i bolaget , av två skäl:

1. På initiativ av den anställde.
2. På uppdrag av manualen.

I varje fall innehåller detta dokument information om de specifika, enskilda frågor. I själva verket är det - anställd åsikt skriftligt. Det finns fall där beslutet att chefen för de överväganden som du behöver veta sina underordnade om omständigheterna i ett ärende. Då måste den anställde gör ett motiverat svar, och slutligen lägga till din egen åsikt i form av konkreta förslag och rekommendationer. Följaktligen sådan anteckning blir en personlig åsikt hos individen.

Blanda inte ihop

Accepteras för beredningen av ett dokument, måste du veta exakt vad som krävs för att ge. Vissa typer av affärskorrespondens är mycket lika varandra, och de kan lätt förväxlas. Till exempel affärs anteckningar är av tre typer: kontor, promemorior och förklarande. Samtidigt finns det tre stora skillnader, som inte tillåter en kunnig person att göra detta misstag mellan dem. Dessa dokument varierar:

1. Enligt adressaten, som är den person för vilken de är avsedda. I motsats till den officiella, är en motivering skriven i namn av närmaste chef och personal rapport dessutom kan göras direkt till direktör i bolaget.

2. Tema och semantiska belastning på den angivna informationen. Ämne förklarande förstås direkt från titeln. Tjänsten är en del av affärskorrespondens mellan de strukturella avdelningar i företaget. Angående memo kan vara olika:

• periodisk rapportering;
• en engångs tillhandahållande av information om relevanta frågor.

3. Om tjänsten förklarande och är avsedda att användas inom företaget, kan memo vara både internt och externt. I det första fallet är den avsedd för direktörer i bolaget, medan den andra - till högre instans.

När dokumentet upprättas

Memorandum - är en nödvändig åtgärd. Det görs när situationen blir utom kontroll och hotade företaget i allvarliga problem. Med andra ord måste situationen vara kritisk. Vid denna punkt, ger den anställde till ledningens kännedom och en detaljerad redogörelse för omständigheterna kända för honom. Detta kan vara ett hot mot genomförandet av en plan eller få den förväntade vinsten. Dokumentet syftar till att uppmärksamma chefer på detta problem och försöka åtgärda situationen. Varje specialist på sitt eget sätt representerar upplösningen av situationen. I PM beskriver han i detalj sin version och presenterar sin egen syn på denna fråga. För enkelhetens skull skall denna information göras i en helt fri form. Denna stil kan du absolut någon anställd att uttrycka sina åsikter om en specifik enda fråga utan rädsla för att bli missförstådd av andra.

Orsaker till dokumentet

Det finns flera skäl på grund av vilka memo kan göras. Ett prov eller ett unikt mönster för alla möjliga fall att göra, naturligtvis möjligt. Men någon särskild anledning att kräva individuell tagit sättet för utläggning. Orsakerna kan vara mycket olika:

• vara sen till jobbet;
• frånvaro;
• fördragsbrott;
• konflikt mellan medlemmar;
• presentation av resultaten av revisionen;
• kommunikation för information om sitt misstag;
• ett hot för att utföra rutinuppgifter;
• Information om oacceptabelt beteende för den anställde.

Anledningarna är många och var och en av dem kräver ett individuellt förhållningssätt och specifik förfarande. Efter att ha fått förstahandsinformation, bör chefen utreda det ordentligt och fatta ett välgrundat beslut. Det är ofta nödvändigt att få ytterligare information från andra deltagare i problemet. De kommer att behöva underkasta sig ledning av deras klargörande på frågorna.

Om någon har något bröt

Avvikelser i produktionsförhållandena - är inte ovanliga. Utan dem är det omöjligt arbetsflöde och kommunikation mellan människor. Den vanligaste avsikts kränkning av arbetsdisciplinen. Beteendet hos personalen på arbetsplatsen är alltid tvetydig. Varje avvikelse från de vanliga normerna i allmänhet uppfattas som olämpligt och innebär en lämplig påföljd. Införa en påföljd rätt att endast chefen för företaget, så att resten av personalen, inklusive närmaste chef kan endast informera honom om vad som hade hänt och att erbjuda sin egen version av påverkan på vårdslös kollega. Ritning algoritm såsom memo enligt följande.

1. Namnet på tjänsten eller avdelning. Det anges i den övre vänstra delen av arket.
2. Destination (av huvudet). Indikerad längst upp till höger.
3. Namn på dokumentet. Skrivet nedan i versaler med en röd linje.
4. Dokumentnummer.
5. utarbeta en plats.
6. Titel.
7. Texten i dokumentet: Namn och placeringen av gärningsmannen, datum för brott, typ av brott, orsaken till händelsen, förslaget till återhämtningen.
8. Position, namn och underskrift av den anställde som iordningställde dokumentet.

Om skyldig kollega

Ett memo till den anställde kan göras direkt handledare eller kollega. De vanligaste skälen till att den görs är negativa: brott, en förseelse, dåligt uppförande. I det här fallet syftar notera att konstatera om vad som hände och förhindra en upprepning av det slag i framtiden. Efter att ha mottagit dokumentet måste chefen förstå situationen och fatta ett beslut. I detta fall bestämmer den huruvida åläggs en anställd någon påföljd eller inte. Om en negativ händelse ägde rum för första gången, kan vi begränsa varning och uppbygglig konversation. Om passerade i strid med systemet, kommer det att straffas i enlighet med arbetslagar. Head är skyldig att införa visum, som kommer att spelas in detta beslut. Betygsrapporterna upprättas på arbetarna och vid andra tillfällen. Till exempel, chef för avdelningen har rätt att göra en notering till direktören för marknadsföring för flitig underordnade jobb eller uppgift väl utfört arbete. Principen för förberedelse - samma, bara texten positiva.

Är det svårt att skriva ett memo?

Skapa ett memo är inte svårt. skriva prov, om det behövs, kan du alltid ta sekreteraren. Genom hans händer passerade många liknande dokument. Det viktigaste är att tydligt förklara kärnan i vad som hände. Efter att ha läst detta dokument måste chefen ha en klar uppfattning om vad han ville berätta kompilator av "meddelande". Fakta bör beskrivas i kronologisk ordning, steg för steg, till en helt forslade ljus och tydlig bild. Man bör också komma ihåg att (eller A5) för internt bruk ställningstagande vanligtvis görs på ett vanligt A4-format. Om informationen finns i moderorganisationen, ska texten skrivas ut på företagets brevpapper. Ett sådant dokument är absolut nödvändigt att ge undertecknandet av huvudet. Som ett resultat av detta kommer det att undertecknas av två företrädare för företaget: Den första - kompositören, den andra - regissören. Information kan bekräftas med ytterligare uppgifter. De kan förses med grunddokumentet i form av numrerade bilagor.

För att göra saker rätt

För information som ska höras, måste du veta hur man skriver ett memo. Sådant dokument består i allmänhet av tre huvuddelar.

1. Orsaken var anledningen till att skriva denna not. Det är nödvändigt att tydligt beskriva situationen och lista alla kända fakta.
2. Enligt författarna om vad som händer. Det är nödvändigt att noggrant analysera situationen och föreslå sitt beslut att skapa problem.
3. Syntes terminal och särskilda åtgärder.

Informationen bör vara möjligt att ange kort och tydligt, så att när man läser mottagaren har inte förlorat idén. Annars kan de omständigheter kunna misstolkas, och beslutet kommer inte att ge de önskade resultaten. I texten är det inte nödvändigt att uttrycka sina fantasier, eller att snedvrida verkligheten. Denna teknik är mot reglerna. Om behov uppstår, adressaten själv tar ett intresse av att författarna att förstå vad som hände och fatta ett slutgiltigt beslut.

sekvens av åtgärder

På exemplet är det möjligt att betrakta det specifika fallet med bristande uppfyllelse av sina arbetsuppgifter. Ett memo till anställda är handledare för att ge fondbolaget. Till att börja med är den anställde ges tid att rätta till sina misstag. Annars, chefen för den berörda tjänsten i närvaro av tre vittnen i lagen att den anställde inte uppfyllde uppgiften föreslagna datum. Inkräktaren måste sedan skriva en förklaring i vederbörlig ordning med orsakerna.

Den anställde kan inte göra detta. I detta fall förlorar han den sista möjlighet att försvara sig. En motivering skickas till chefen för granskning. Hans slutliga beslutet, uttrycker han i form av resolutioner. Information kommer till personalavdelningen för beredning av en order för återvinning. Graden av straff bestäms i enlighet med lagen. Om brottet var ganska allvarligt, och utöver upprepas kan resultatet bli uppsägning enligt den aktuella artikeln.